Datenschutzerklärung — OGRECORDS™

Stand: 2026-10-19

Diese Erklärung gilt für og-records.com, www.og-records.com, www.og-records.com, ogr.fm und alle zugehörigen Subdomains sowie für die nativen Apps (iOS, Android, Phase 5). Sie erläutert, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, warum, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte du hast.

§1 Verantwortlicher

OnlineBuilders LLC Delaware Limited Liability Company (Vollständige Adresse: siehe Impressum)

§2 Welche Daten wir verarbeiten

Sync-Marktplatz (Buyer ohne Konto). Wer über /sync/brief, /sync/catalog oder einen persönlichen Pitch-Link eine Lizenzanfrage stellt, braucht kein Nutzerkonto. Der Zugang zur eigenen Anfrage läuft über einen persönlichen Link, den wir ausschließlich per E-Mail verschicken. Die Angaben werden nur zur Bearbeitung der Anfrage, zur Abstimmung mit der Rechteinhaber:in (diese sieht Firma, Projekt und Bedingungen, nicht die E-Mail-Adresse) und zur Abwicklung des Lizenzvertrags verwendet. Die Zahlung läuft über Stripe oder per Überweisung; die elektronische Unterzeichnung über eSignatures.com. Download-Links zu den gelieferten Dateien sind zeitlich befristet und personengebunden.

Elektronische Unterzeichnung des Vertriebsvertrags. Den Vertriebsvertrag unterschreibst du auf einer eigenen Unterschriftsseite von uns (bis zur Umstellung über eSignatures.com, siehe §4). Damit wir später nachweisen können, wer welchen Vertragstext wann angenommen hat, speichern wir dabei: den Vertragstext mit deinen Vertragsdaten und seinen Prüfwert (Hash), deinen eingetippten Namen, deine Unterschrift als Strichbild bzw. getippten Namen, die Bestätigung über den Code an deine Konto-E-Mail (den Code selbst speichern wir nur verschlüsselt als Prüfwert), Zeitpunkt, IP-Adresse, Land, Browser, Betriebssystem und Gerät sowie jeden Schritt auf der Seite (geöffnet, Lesezeit pro Abschnitt, bis zum Ende gelesen, Häkchen gesetzt, Code angefordert, Fehlversuche, unterschrieben, PDF abgerufen). Schreibgeschwindigkeit und Stiftdruck deiner Unterschrift speichern wir nicht. Das unterschriebene PDF enthält dieses Protokoll und liegt in deinem Konto. Wir versehen es mit einem eigenen elektronischen Siegel und lassen über einen unabhängigen Zeitstempeldienst (derzeit freetsa.org, Deutschland) einen Zeitstempel erstellen; der Dienst erhält dafür nur einen Prüfwert (Hash), keine personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) b DSGVO (Vertragsschluss) und Art. 6 (1) f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, den Vertragsschluss beweisen zu können).

§3 Zwecke und Rechtsgrundlagen im Detail

• Vertragserfüllung (Art. 6 (1) b): Account, Distribution-Pipeline, Auszahlung, Support.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 (1) c): KYC-Pflichten (Anti-Geldwäsche), Steuer-Reporting (1099-K USA, §22 UStG DE), Aufbewahrungsfristen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 (1) f): IT-Sicherheit, Fraud-Detection, Audio-Fingerprint zur Doppel-Upload-Warnung, technische Merkmale der Registrierung (Plattform, Gerät, Version, Land) sowie Reichweitenmessung der Herkunftskanäle (§8).
• Einwilligung (Art. 6 (1) a): Marketing-Cookies, Analytics-Cookies, Newsletter (außerhalb des transaktionalen Service-Versands), Erst-Anmeldung Minderjähriger durch Erziehungsberechtigte (Art. 8 DSGVO).

Bei Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses kannst du jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO).

§4 Sub-Auftragsverarbeiter

Wir nutzen folgende Auftragsverarbeiter unter Art. 28 DSGVO. Mit jedem dieser Anbieter besteht ein abgeschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); bei US-Anbietern stützen wir Drittland-Transfers auf Standardvertragsklauseln 2021/914 plus, soweit erforderlich, zusätzliche Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung im Transit + at-Rest, Pseudonymisierung).

Eine stets aktuelle Liste der Sub-Auftragsverarbeiter veröffentlichen wir unter og-records.com/legal/sub-processors. Wir informieren über neue Sub-Auftragsverarbeiter mindestens 14 Tage vor Aktivierung; du kannst widersprechen (Folge: keine Nutzung des neuen Auftragsverarbeiters mit deinen Daten, ggf. eingeschränkte Service-Verfügbarkeit).

Chromaprint ist eine Open-Source-Library, die lokal im Worker-Container läuft. Es findet kein Datenexport an Dritte statt; der Fingerprint wird ausschließlich gegen deinen eigenen Katalog verglichen.

WhatsApp-Support: Schreibst du uns per WhatsApp, verarbeiten wir deine WhatsApp-Nummer, deinen Anzeigenamen und den Nachrichteninhalt (auch Dateien, Sprachnachrichten und ausgefüllte WhatsApp-Formulare), um deine Anfrage zu beantworten (auch per KI-Assistent, §11). Die Nachricht läuft über einen von zwei Wegen, je nachdem, welche unserer Nummern du anschreibst und wie wir den Dienst gerade betreiben:

• Eigenes Gateway: ein WhatsApp-Gateway, das wir selbst auf unserem Server in Deutschland (Hetzner, siehe oben) betreiben, ohne weiteren Gateway-Anbieter. Die Übermittlung selbst erfolgt über WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.), die dafür eigenständig verantwortlich ist; es gilt deren Datenschutzrichtlinie.
• WhatsApp Business Platform (Cloud API) von Meta: Meta Platforms Ireland Ltd. verarbeitet die Nachrichten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO, Meta-Bedingungen zur Datenverarbeitung) und speichert sie zur Zustellung bis zu 30 Tage, auch auf Servern in den USA. Grundlage der Übermittlung sind das EU-US Data Privacy Framework bzw. die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Über diesen Weg sind Knöpfe, Auswahllisten und kurze Formulare im Chat möglich.

Releases per WhatsApp („Ötzi", KI-Assistent). Hast du deine WhatsApp-Nummer mit deinem Konto verbunden und ist die Funktion für dich freigeschaltet, kannst du mit unserem KI-Assistenten „Ötzi" Releases im Chat anlegen und einreichen. Ötzi ist eine KI, kein Mensch, und sagt das in der ersten Nachricht. Dafür verarbeiten wir:

• Was: deine Nachrichten (auch Sprachnachrichten, die wir in Text umwandeln), die Dateien, die du schickst (Audio und Cover, mit Dateiname, Größe und SHA-256-Prüfsumme), Links zu Dropbox, Google Drive oder OneDrive, deine Angaben zum Release (Titel, Artist mit bestätigtem Spotify-/Apple-Music-Profil, Genre, Sprache, Explicit, KI-Nutzung, Datum, Stores), Credits mit Klarnamen der Mitwirkenden, Einnahmen-Aufteilungen mit E-Mail-Adressen der Empfänger sowie deine Bestätigungen.
• Wozu und Rechtsgrundlage: Anlegen, Prüfen und Einreichen deines Releases (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gibst du Daten Dritter an (Mitschreiber, Produzenten, Split-Empfänger), darfst du das nur, wenn du dazu berechtigt bist; sie erhalten von uns die übliche Split-Einladung, sobald das Release ausgeliefert ist.
• KI-Prüfung deiner Dateien: Damit Fehler früh auffallen, prüft ein KI-Dienst von Google (Gemini) dein Cover (z. B. Text, Webadressen, @-Namen, fremde Logos, Unschärfe) und zwei kurze Ausschnitte deines Songs (je bis zu 45 Sekunden; z. B. Gesangssprache, mögliche Explicit-Inhalte, Genre-Vorschlag). Das Cover verarbeiten wir dabei in der EU (Vertex AI, Region EU), die Song-Ausschnitte über die Gemini-API (Drittland-Transfer siehe §5). Die Ergebnisse sind nur Vorschläge; du bestätigst oder korrigierst sie im Chat, nichts wird ohne dich übernommen.
• Protokoll als Nachweis: Weil im Chat keine Häkchen gesetzt werden, protokollieren wir den Ablauf vollständig — jede Nachricht von dir und von Ötzi, jede Aktion, jede Datei mit Prüfsumme sowie deine Zustimmungen beim Einreichen (Rechte an Master und Komposition, keine Fake-Streams) im Wortlaut der angezeigten Textversion. Die Einträge sind kryptografisch verkettet (Hash-Kette), damit eine spätere Veränderung erkennbar wäre, und lassen sich technisch weder ändern noch vorzeitig löschen. Zweck ist der Nachweis der von dir abgegebenen Zusicherungen gegenüber Stores, Rechteinhabern und Behörden sowie die Abwehr und Durchsetzung von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Aufbewahrung: 10 Jahre (§6); eine Löschung vorher ist nach Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO ausgeschlossen, soweit das Protokoll dafür erforderlich ist. Du erhältst nach dem Einreichen ein Einreichungsprotokoll als PDF.
• Nachrichten von Ötzi ohne neue Nachricht von dir: nur das Ergebnis von Prüfungen, die du im Chat selbst angestoßen hast (innerhalb von 24 Stunden), und Status-Updates zu einem eingereichten Release, wenn du sie mit „JA" angefordert hast (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mit „STOP" widerrufst du das jederzeit. Werbung schicken wir über WhatsApp nicht.
• Trennung der Konten: Ötzi zeigt in einem Chat ausschließlich Daten des Kontos, mit dem die Nummer gerade verbunden ist. Wird eine Nummer mit einem anderen Konto verbunden, sind Verlauf, Dateien und offene Vorgänge des vorherigen Kontos dort nicht mehr sichtbar.

Artist-Autopilot (verbundene Social-Media-Konten). Wenn du die optionale Funktion Artist-Autopilot nutzt und ein eigenes Konto verbindest, tauschen wir Daten mit der jeweiligen Plattform aus. Diese Plattformen sind keine Auftragsverarbeiter, sondern für ihre eigene Verarbeitung eigenständig verantwortlich; es gelten zusätzlich deren Datenschutzbestimmungen:

• Meta Platforms Ireland Ltd. (Instagram), Merrion Road, Dublin 4, Irland — Datenschutzrichtlinie
• TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, Irland — Datenschutzerklärung
• Google Ireland Limited (YouTube), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland — Datenschutzerklärung

YouTube-API-Dienste: Für die Verbindung mit YouTube nutzt der Autopilot die YouTube-API-Dienste. Mit dem Verbinden deines Kanals stimmst du den YouTube-Nutzungsbedingungen zu; für die Verarbeitung durch Google gilt die Google-Datenschutzerklärung. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use"). Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um dir deinen verbundenen Kanal (Kanal-ID, Name, Bild) anzuzeigen und die von dir freigegebenen Shorts hochzuladen — nicht für Werbung, nicht zum Training von KI-Modellen, und wir geben sie nicht an Dritte weiter. Kommentare, Statistiken, Abonnenten oder andere Inhalte deines Kanals lesen wir nicht. Du kannst die Verbindung jederzeit im Autopiloten trennen oder den Zugriff in den Google-Sicherheitseinstellungen widerrufen; die gespeicherten Schlüssel löschen wir dann.

YouTube API Services (English): Artist Autopilot uses YouTube API Services. By connecting your channel you agree to the YouTube Terms of Service; Google processes data under the Google Privacy Policy. OGRECORDS' use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We use this data only to show you your connected channel (channel ID, title, thumbnail) and to upload the Shorts you approved — never for advertising or AI training, and we do not share it with third parties. We do not read comments, analytics, subscribers or other channel content. You can disconnect at any time in Autopilot or revoke access in your Google security settings; we then delete the stored tokens.

Anmeldung: Die Verbindung läuft über das offizielle Anmeldeverfahren der Plattform (OAuth). Dein Passwort gibst du nur bei der Plattform ein; wir erhalten es nie. Wir fragen ausschließlich die Berechtigungen an, die die Funktion braucht — Profil lesen, Beiträge veröffentlichen und (Instagram) Kennzahlen der über den Autopiloten veröffentlichten Beiträge lesen; bei YouTube „Videos hochladen" und „Kanal ansehen".

Was wir von der Plattform erhalten und speichern: Plattform-Konto-ID, Benutzername, Anzeigename, Adresse des Profilbilds, Kontotyp, die erteilten Berechtigungen sowie die Zugangs- und Aktualisierungsschlüssel samt Ablaufdatum. Die Schlüssel speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM) und verwenden sie ausschließlich für Anfragen an die jeweilige Plattform. Zu den über den Autopiloten veröffentlichten Beiträgen speichern wir Beitrags-ID, Link, Veröffentlichungszeitpunkt, etwaige Fehlermeldungen der Plattform und Basis-Kennzahlen bei Instagram (Aufrufe, Reichweite, Likes, Shares, Saves), die wir dir im Release-Plan anzeigen und für den Hook-Test mit Test-Reels nutzen.

Was wir an die Plattform übermitteln: die von dir freigegebenen Beiträge (Video, Caption bzw. Titel und Beschreibung) zum geplanten Zeitpunkt; bei Collab-Reels den Instagram-Benutzernamen, den du für die Einladung angibst.

Worauf wir nie zugreifen: Direktnachrichten, Kommentare, Follower- und Abonnentenlisten sowie die Profileinstellungen deines Kontos. Die dafür nötigen Berechtigungen fragen wir nicht an.

Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) b DSGVO (Durchführung der von dir angeforderten Funktion).

Speicherdauer und Löschung: Trennst du die Verbindung im Dashboard oder widerrufst du den Zugriff bei der Plattform, löschen wir die Zugangsschlüssel sofort; Konto-ID, Benutzername und die Angaben zu bereits veröffentlichten Beiträgen bleiben als Nachweis der Veröffentlichungen gespeichert, bis du die Löschung verlangst oder deinen Account löschst. Stellst du über Instagram eine Datenlöschungsanfrage (Instagram → Einstellungen → Apps und Websites → Entfernen), löschen wir alle Verbindungsdaten zu diesem Instagram-Konto und bestätigen dies mit einem Bestätigungscode unter og-records.com/artist-autopilot/data-deletion. Mit der Löschung deines Accounts werden alle Autopilot-Daten gelöscht (§6).

Drittland-Transfer: Die genannten Plattformen können Daten auch außerhalb der EU (insbesondere in den USA) verarbeiten; dies erfolgt in deren eigener Verantwortung und auf Grundlage ihrer eigenen Transfermechanismen.

§5 Drittland-Transfers (Art. 44-49 DSGVO)

Daten werden an die in §4 genannten US-Anbieter übermittelt. Wir stützen uns auf:

• Standardvertragsklauseln 2021/914 (SCC) für alle US-Anbieter, soweit nicht bereits durch Angemessenheitsbeschluss (z. B. EU-US Data Privacy Framework) gedeckt.
• Transfer-Impact-Assessment (TIA) wird für jeden US-Anbieter durchgeführt und dokumentiert; auf Anfrage stellen wir eine Zusammenfassung zur Verfügung.
• Zusätzliche Schutzmaßnahmen: Transportverschlüsselung TLS 1.2+, At-Rest-Verschlüsselung, Zugriffs-Logging, Pseudonymisierung wo praktikabel.

§6 Aufbewahrung und Löschung

• Account-Daten: während aktiver Vertragslaufzeit + Aufbewahrungsfristen (siehe unten).
• KYC-Dokumente: bis zu 10 Jahre nach Vertragsende gemäß Anti-Geldwäsche-Vorschriften.
• Royalty-Statements + Buchhaltungs-Belege: 10 Jahre (§147 AO DE; 7 Jahre IRS US, gleichwertige UK/EU-Vorschriften).
• Audit-Log: 24 Monate (gemäß AUDIT_LOG_RETENTION_MONTHS=24, partitioniert).
• Streaming-Logs / Page-Views: 12 Monate.
• Sync-Lizenzanfragen und -Verträge (Buyer): abgeschlossene Verträge, Rechnungen und Zahlungsbelege 10 Jahre (§147 AO); Anfragen ohne Vertragsschluss 24 Monate nach der letzten Aktivität, danach Löschung bzw. Pseudonymisierung. Befristete Download-Links verfallen nach spätestens 7 Tagen und werden auf Anfrage neu ausgestellt.
• Verbundene Social-Media-Konten (Artist-Autopilot): Zugangsschlüssel bis zum Trennen der Verbindung oder zum Widerruf bei der Plattform, danach sofortige Löschung; übrige Verbindungs- und Beitragsdaten bis zu einer Löschanfrage (auch über die Datenlöschungsfunktion von Instagram) oder bis zur Löschung des Accounts (Details in §4).
• Herkunfts- und Gerätedaten der Registrierung: unbefristet, weil sie den Account beschreiben und für Kanal-Auswertungen über mehrere Jahre gebraucht werden. Sie werden mit dem Account gelöscht: eine Löschanfrage entfernt sie vollständig und ohne Aufbewahrungsvorbehalt (§7). Nicht einem Account zugeordnete Herkunftsdaten anonymer Besucher enthalten keinen Personenbezug zu einer bei uns registrierten Person und bleiben davon unberührt.
• Unterschriebene Verträge und Unterschriftsprotokoll: 10 Jahre ab Vertragsende, auch über eine Account-Löschung hinaus, soweit sie als Nachweis des Vertragsschlusses erforderlich sind (Art. 17 (3) e DSGVO); das Protokoll kann technisch nicht nachträglich geändert werden.
• Ötzi-Protokoll (Releases per WhatsApp): 10 Jahre ab dem jeweiligen Eintrag, auch über eine Account-Löschung hinaus, soweit es als Nachweis abgegebener Rechte-Zusicherungen und Zustimmungen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Arbeitsdaten des Chats (Sitzung, Eingang, Datei-Metadaten) löschen wir mit dem Account; empfangene Dateien, die keinem Release zugeordnet wurden, nach 7 Tagen; der Chatverlauf für den Assistenten wird nach 90 Tagen gelöscht.
• Soft-Delete-Karenz: Bei Account-Löschanfrage 30 Tage mit Widerruf-Option; danach automatische Pseudonymisierung der PII-Felder und Löschung der zugeordneten Storage-Objekte (Audiomaster, Cover, DDEX-Exports), sofern keine Aufbewahrungspflicht greift.
• Backups: rollierend 30 Tage; aus Backups gelöschte Daten werden beim nächsten Backup-Zyklus überschrieben.

§7 Deine Rechte

Du hast nach DSGVO (sowie nach UK-GDPR, CCPA, gleichwertigen Vorschriften) folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15) — vollständige Datenkopie als JSON + PDF im Dashboard unter „Export meiner Daten".
• Berichtigung (Art. 16) — Korrektur falscher Daten.
• Löschung (Art. 17) — vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (siehe §6). Initiiere über „Konto löschen" im Dashboard oder per E-Mail an info@og-records.com.
• Einschränkung (Art. 18) — z. B. während eines streitigen Vorgangs.
• Datenportabilität (Art. 20) — strukturierter Export aller transaktionalen Daten.
• Widerspruch (Art. 21) — gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 (3)) — für künftige Verarbeitungen; bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben rechtmäßig.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77) — für Deutschland z. B. BfDI; für UK ICO; für USA State-Attorneys-General + FTC.
• Automatisierte Entscheidungen (Art. 22) — wir treffen keine ausschließlich automatisierten rechtlich erheblichen Entscheidungen ohne menschliche Beteiligung. Bei Fraud-Detection (§8 AGB) erfolgt menschliche Letztprüfung; KYC-Approve erfolgt durch DIDIT mit menschlicher Operator-Verifikation bei Edge-Cases.

§8 Cookies und Tracking

Wir setzen folgende Cookies:

• Essentiell (ohne Einwilligung): Session-Cookie, CSRF-Token, Cloudflare-Turnstile, Theme-Cookie (light/dark), __og_session.
• Funktional (Einwilligung): Language-Override, Wizard-State.
• Analytics (Einwilligung): Firebase Analytics (anonymisierte IDs), opt-out per Browser-Setting möglich, sowie PostHog (Produkt-Analytics, PostHog Cloud EU) — siehe Absatz unten.
• Marketing (Einwilligung): ausschließlich bei expliziter Zustimmung — Google-Ads-Conversion-Tag (gtag), OpenAI-Ads-Mess-Pixel (oaiq, Cookie __obref), Meta-Pixel (fbq, Cookies _fbp/_fbc) und TikTok-Pixel (ttq, Cookie _ttp). Details im Absatz „Werbe-Conversion-Messung" unten.

Herkunfts- und Gerätedaten. In diesem Bereich verarbeiten wir zwei Dinge, die rechtlich unterschiedlich zu bewerten sind. Wir beschreiben sie deshalb getrennt:

1. Technische Merkmale deines Zugriffs — ohne Speicherung auf deinem Gerät. Plattform (App oder Browser), Gerätemodell, App- und Betriebssystem-Version, Bildschirmgröße, Sprache, Zeitzone, Land und IP-Adresse. Diese Angaben sendet dein Browser bzw. unsere App beim Aufruf ohnehin mit; wir lesen dafür nichts von deinem Gerät aus und speichern dort nichts. Wir brauchen sie, um Mehrfach- und Missbrauchskonten zu erkennen, Supportanfragen beantworten zu können und zu wissen, welche App-Versionen noch im Einsatz sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) f DSGVO (berechtigtes Interesse).

2. Herkunft deiner Registrierung — mit Speicherung im Browser. Damit wir auswerten können, über welchen Weg Registrierungen zustande kommen, legt unsere Website beim ersten Besuch zwei Einträge im LocalStorage deines Browsers ab: eine zufällig erzeugte Kennung (ogr-anon-id) und die erste Herkunftsangabe (ogr-first-touch — verweisende Website, UTM-Parameter, Werbe-Klick-IDs, zuerst aufgerufene Seite). Beide sind an keine Person geknüpft, bis du dich registrierst; dann verbinden wir sie mit deinem Account. Zweck ist ausschließlich die Reichweitenmessung auf Kanalebene. Es findet kein websiteübergreifendes Tracking statt und es werden keine Werbeprofile gebildet. Ohne deine Marketing-Einwilligung werden dabei auch keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt; hast du Marketing ausdrücklich erlaubt, melden wir Werbeplattformen ausschließlich das Conversion-Ereignis deiner Registrierung (Absatz „Werbe-Conversion-Messung" unten).

   Diese Speicherung im Browser fällt unter § 25 TTDSG. Wir stützen sie derzeit auf unser berechtigtes Interesse an einer Reichweitenmessung des eigenen Angebots (Art. 6 (1) f DSGVO). Du kannst sie jederzeit unterbinden: Der Cookie-Banner unter „Einstellungen" erlaubt das Abwählen; zusätzlich entfernt das Löschen der Websitedaten in deinem Browser beide Einträge, und in der App wird nichts davon gespeichert.

Gegen beide Verarbeitungen kannst du jederzeit Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen — formlos an info@og-records.com. Wir löschen die betroffenen Daten dann und verarbeiten sie für dich nicht weiter. Eine Löschung deines Accounts entfernt sie vollständig und ohne Aufbewahrungsvorbehalt.

Davon unberührt und weiterhin ausschließlich mit deiner Einwilligung: Firebase Analytics, PostHog sowie sämtliche Marketing-Pixel. Diese setzen eigene Cookies bzw. übermitteln an Dritte und bleiben ohne Zustimmung vollständig inaktiv.

PostHog (Produkt-Analytics – PostHog Cloud EU). Zur Produktverbesserung und für A/B-Tests unserer Startseite setzen wir PostHog ein (Anbieter: PostHog, Inc., Sitz USA). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU-Region (Frankfurt); mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, für einen etwaigen Drittland-Zugriff greifen die Standardvertragsklauseln (§5). Der Aufruf läuft über unsere eigene Domain (ph.og-records.com) als First-Party-Proxy auf PostHog Cloud EU. Erfasst werden — ausschließlich bei Einwilligung in die Kategorie „Analytics" — Seitenaufrufe, Klick- und Scroll-Interaktionen (Autocapture, Heatmaps) sowie Session-Replays (Aufzeichnung des anonymisierten Seitenverlaufs). Bei Session-Replays werden alle Eingabefelder maskiert, sodass Eingaben wie E-Mail, Passwort oder Zahlungsdaten nicht aufgezeichnet werden. Ohne Analytics-Einwilligung erfolgt keine Erfassung (Opt-out-by-default); ein Widerruf über den Cookie-Banner stoppt Erfassung und Session-Replay unmittelbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 (1) TTDSG.

Werbe-Conversion-Messung (Google Ads, OpenAI/ChatGPT Ads, Meta & TikTok). Wenn du im Cookie-Banner die Kategorie „Marketing" ausdrücklich erlaubst, messen wir, ob Werbeanzeigen bei Google, in ChatGPT (OpenAI Ads), auf Facebook/Instagram (Meta) bzw. auf TikTok zu Registrierungen führen. Dazu laden wir im Browser das Google-Ads-Conversion-Tag (Google Ireland Ltd.), das OpenAI-Ads-Mess-Pixel (OpenAI, L.L.C., USA; setzt das Cookie __obref und liest den Klick-Parameter oppref aus der Anzeigen-URL), das Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.; setzt die Cookies _fbp/_fbc, liest den Klick-Parameter fbclid und meldet Seitenaufrufe) und das TikTok-Pixel (TikTok Technology Ltd., Irland; setzt das Cookie _ttp, liest den Klick-Parameter ttclid und meldet Seitenaufrufe). Zusätzlich übermitteln wir bei einer abgeschlossenen Registrierung ein serverseitiges Conversion-Ereignis an den jeweiligen Anbieter. An OpenAI gehen dabei: das Ereignis „Registrierung abgeschlossen", deine E-Mail-Adresse und Nutzer-ID ausschließlich SHA-256-gehasht (für OpenAI nicht rückrechenbar, dient nur dem Abgleich mit dem Werbekonto), IP-Adresse, User-Agent, Land sowie — falls vorhanden — die genannten Klick-/Browser-Referenzen. An Meta (Conversions API) und TikTok (Events API) gehen bei einer Registrierung über die Website dieselben Angaben: das Ereignis „Registrierung abgeschlossen", E-Mail-Adresse und Nutzer-ID (bei Meta zusätzlich das Land) ausschließlich SHA-256-gehasht, IP-Adresse, User-Agent, die aufgerufene Seite sowie — falls vorhanden — die Cookies _fbp/_fbc bzw. _ttp und die Klick-IDs fbclid bzw. ttclid. Browser-Pixel und Server-Meldung tragen dieselbe Ereignis-Kennung, damit jede Registrierung nur einmal gezählt wird. Für Meta sind wir für die Erhebung und Übermittlung gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Ltd. verantwortlich (Art. 26 DSGVO; Meta-Vereinbarung für gemeinsam Verantwortliche); die weitere Verarbeitung verantwortet Meta. Aus den Apps melden wir an Meta und TikTok nichts. In den nativen Apps senden wir das Conversion-Ereignis nur, wenn du das App-Tracking erlaubt hast (iOS: „App-Tracking-Transparenz"-Dialog; ein Widerruf ist dort unter Einstellungen → Datenschutz → Tracking möglich). Ohne Einwilligung wird nichts geladen und nichts übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 25 (1) TTDSG; für den Drittland-Transfer gilt §5. Deine Einwilligung kannst du jederzeit über den Cookie-Banner (Footer-Link „Cookie-Einstellungen") widerrufen. Informationen der Anbieter: Google-Datenschutzerklärung, OpenAI-Datenschutzerklärung, Meta-Datenschutzrichtlinie, TikTok-Datenschutzerklärung.

Apple Ads Attribution (AdServices, nur iOS-App). Wir schalten Anzeigen im App Store (Apple Ads). Um zu erfahren, ob eine Registrierung in unserer iOS-App auf eine solche Anzeige zurückgeht, fragt die App über Apples Schnittstelle „AdServices" ein Attributions-Token ab und übermittelt es bei der Registrierung an uns. Das Token ist eine von Apple erzeugte, anonyme Zeichenkette ohne Geräte- oder Werbe-ID (keine IDFA, kein App-Tracking-Transparenz-Dialog) und 24 Stunden gültig. Unser Server reicht es an Apple (Apple Inc., USA) weiter; Apple antwortet, ob die App nach einem Klick auf eine unserer Anzeigen geladen wurde, und nennt in diesem Fall Kampagne, Anzeigengruppe, Keyword und Anzeige (jeweils als Kennnummer) sowie Land, Art und Datum des Klicks. Diese Angaben speichern wir zusammen mit der Herkunft deiner Registrierung (§2) und werten sie nur auf Kampagnenebene aus. An Apple geben wir dabei keine Daten über dich weiter (keine E-Mail, kein Name, keine Nutzer-ID), und Apple erfährt von uns nichts über deine Nutzung der App. In der Android-App und auf der Website findet diese Abfrage nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Messung, welche Werbekanäle zu Registrierungen führen); für den Drittland-Transfer gilt §5. Datenschutzhinweise von Apple: Apple Ads und Datenschutz.

Cookie-Banner mit granularer Konfiguration: „Alle akzeptieren" / „Nur essentielle" / „Einstellungen". Iubenda / Cookiebot wird in Q3-2026 als Compliance-Layer aktiviert.

§9 Sicherheit

• TLS 1.2+ end-to-end.
• AES-256 at-Rest auf allen Storage-Pfaden.
• Argon2 / bcrypt für Passwort-Hashes (Firebase-Verwaltung).
• 2FA / Multi-Factor-Auth für Admin-Konten (mandatory ab 2026-06-01).
• IP-Hash-Salt-Rotation alle 90 Tage.
• Rate-Limiting (10 req / Minute auf Auth-Endpoints).
• Helmet-CSP, HSTS-Preload, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options.
• File-Magic-Byte-Prüfung bei allen Uploads.
• Audit-Log aller Admin-Aktionen, range-partitioned, 24 Monate Retention.

Datenpannen (Art. 33 DSGVO) melden wir der zuständigen Aufsichtsbehörde unverzüglich, spätestens 72 Stunden nach Kenntnis; betroffene Nutzer:innen werden unverzüglich informiert, wenn ein hohes Risiko (Art. 34) vorliegt.

§10 Minderjährige

Für Künstler:innen unter 18 Jahren benötigen wir die Einwilligung der/des Erziehungsberechtigten (Art. 8 DSGVO Schwelle 16 Jahre für DE; in einigen EU-Mitgliedsstaaten 13-16 Jahre). In den USA gilt COPPA für unter 13-Jährige: ein Account-Anlegen ist in dieser Altersgruppe nicht zulässig. Details siehe AGB §15.

§11 AI-Verarbeitung

Wir nutzen AI (Claude via AWS Bedrock EU-Frankfurt) für: Genre-Tagging, Mastering-Suggestions, Support-Chat (AI-First-Reply), Track-Description-Vorschläge.

• Eingangsdaten: Nur die für die jeweilige AI-Funktion relevanten Daten (kein automatisches Training auf deinen Daten).
• Kein Modell-Training: Anthropic und AWS Bedrock verpflichten sich vertraglich, deine Eingaben nicht zum Modell-Training zu nutzen.
• Menschliche Letztprüfung: Bei rechtlich erheblichen Entscheidungen (Fraud-Hold, KYC-Reject) erfolgt stets ein menschliches Review (siehe §7 zu Art. 22 DSGVO).
• Opt-out: Du kannst AI-Features im Dashboard deaktivieren (Profile → Einstellungen → AI-Features off). Service-Verfügbarkeit kann eingeschränkt sein (Support-Chat dann ausschließlich menschlich, Genre-Tagging manuell).

WhatsApp-Assistent „Ötzi". Ötzi ist eine KI und kennzeichnet sich so. Er führt das Gespräch, schlägt Werte vor und prüft Dateien (Details in §4, Absatz „Releases per WhatsApp"). Verbindlich wird nichts durch die KI: Eingereicht wird ein Release nur, wenn du selbst wörtlich „EINREICHEN“ schreibst oder den Knopf „EINREICHEN“ unter der Zusammenfassung antippst — beides prüft fester Programmcode, nicht das Sprachmodell; gespeichert wird, auf welchem Weg du bestätigt hast. KI-Vorschläge (Genre, Sprache, Explicit, Cover-Hinweise) übernehmen wir erst nach deiner Bestätigung.

AI Studio (Suno / Google Gemini). Wenn du die optionale Funktion AI Studio nutzt (eigener AI-Artist im Abo), übermitteln wir die Generierungsdaten (Artist-Name, Genre, Stimme, dein optionaler Klang-Hinweis sowie die daraus von uns erstellten Song-Beschreibungen und Titel) an externe KI-Dienste, damit diese Musik bzw. Cover erzeugen. Deinen Namen aus der Identitätsprüfung verwenden wir ausschließlich für die Songwriter-Credits gegenüber den Stores, nicht gegenüber den KI-Diensten:

• Suno, Inc. (USA) — für die Musikgenerierung: dein Prompt, ggf. Lyrics, Titel, Stil-Tags sowie Generierungsparameter (z. B. Modell, Vocal-Gender, Style-Weight, Persona-ID).
• Google (Gemini) — für die optionale Cover-Bildgenerierung: dein Cover-Prompt.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von dir angeforderten Funktion) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstes).
• Keine besonderen Kategorien: Gib in Prompts/Lyrics keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und keine personenbezogenen Daten Dritter ohne deren Einwilligung ein. Du bist für die Inhalte deiner Eingaben verantwortlich.
• Drittland-Transfer: Die Übermittlung an Suno (und ggf. Google-US-Regionen) erfolgt in die USA; wir stützen sie auf Standardvertragsklauseln bzw. einen Angemessenheitsbeschluss sowie ergänzende Schutzmaßnahmen (siehe §5). Soweit verfügbar, nutzen wir für Gemini EU-Regionen (Vertex AI europe-west*).
• Modell-Training: Soweit vertraglich/technisch möglich, sind die Eingaben von einem Training der Anbieter-Modelle ausgenommen; für die Verarbeitung durch Suno/Google gelten zusätzlich deren eigene Datenschutzbestimmungen.
• Ergebnisse: Generierte Audio-/Bilddateien werden in unserer Firebase-Storage (siehe §4) gespeichert und als KI-generiert gekennzeichnet. KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein; eine menschliche Prüfung vor Veröffentlichung obliegt dir.

Verbundene Apps (Claude, ChatGPT und andere KI-Assistenten). Du kannst einem KI-Assistenten wie Claude (Anthropic) oder ChatGPT (OpenAI) Lesezugriff auf dein Konto geben, damit er dir Fragen zu deinen Releases beantwortet. Das passiert nur, wenn du die Verbindung selbst in diesem Assistenten startest und sie auf unserer Zustimmungsseite (og-records.com/oauth/authorize) erlaubst.

• Was die App lesen darf: nur die Bereiche, die du auf der Zustimmungsseite anhakst — Releases, Tracks und Vertriebsstatus, Stream-Zahlen, deine Artists, deine Smartlinks, Kontostand und Auszahlungen. Die App kann nichts einreichen, ändern oder löschen, und sie sieht kein Passwort, keine Bankverbindung, keine Ausweisdaten und keine Verträge.
• Wer die Daten erhält: der Anbieter des Assistenten, den du verbunden hast. Er verarbeitet die abgerufenen Daten als eigener Verantwortlicher nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen und ggf. außerhalb der EU (etwa in den USA). Er ist kein Auftragsverarbeiter von uns; welche Daten er abruft, bestimmen deine Fragen an ihn.
• Was wir speichern: die Verbindung (welche App, welche Bereiche, wann verbunden, wann zuletzt genutzt), die von der App bei der Registrierung angegebenen Angaben (Name, Rückleitungsadresse, IP-Adresse der Registrierung) und die Zugangs-Token nur als verschlüsselten Prüfwert. Jeder Abruf wird wie bei API-Keys protokolliert (Zeitpunkt, Endpunkt, Status).
• Dauer: Ein Zugriffstoken gilt eine Stunde, ein Erneuerungs-Token 60 Tage. Unter Einstellungen → Verbundene Apps siehst du jede Verbindung und kannst sie jederzeit trennen; der Zugriff endet dann sofort. Abgelaufene Token löschen wir laufend (frühestens 7 Tage nach Ablauf); die Angaben zu getrennten Verbindungen bleiben zum Nachweis bis zur Löschung deines Kontos gespeichert.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine Einwilligung auf der Zustimmungsseite, jederzeit widerrufbar durch Trennen) und lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir angeforderten Funktion).

§12 Telemetry und Performance-Monitoring

• Web Vitals + Page-Performance wird anonymisiert in Firebase Analytics erfasst (mit Einwilligung).

§13 Änderungen dieser Erklärung

Materielle Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail an. Aktuelle Version stets unter og-records.com/privacy. Versionierungs-Verlauf wird intern geführt und auf Anfrage offengelegt.

§14 Kontakt + Beschwerden

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